مدیریت پروژه یا مدیریت طرح به معنای
انتخاب نوع و روش اجرای پروژه های مختلف می باشد که قبل از هر تصمیم‌گیری دیگری
انجام می‌شود. در گذشته روشهای اجرای پروژه‌های به صورتی سنتی و تنها با همکاری
کارفرما و کارکنان انجام می‌شد. در حالی که امروز شاهد ایجاد منصب‌های دیگری همچون
کارفرما، مشاور، پیمانکار و سرانجام کارکنان هستیم. در کشور ما برخی از پروژه‌های
خدمات مدیریتی و انفورماتیکی، هنوز هم به شکل سنتی انجام می‌شود.
مدیریت پروژه یا مدیریت طرح به معنای انتخاب نوع و روش اجرای پروژه های مختلف می باشد که قبل از هر تصمیم‌گیری دیگری انجام می‌شود. در گذشته روشهای اجرای پروژه‌های به صورتی سنتی و تنها با همکاری کارفرما و کارکنان انجام می‌شد. در حالی که امروز شاهد ایجاد منصب‌های دیگری همچون کارفرما، مشاور، پیمانکار و سرانجام کارکنان هستیم. در کشور ما برخی از پروژه‌های خدمات مدیریتی و انفورماتیکی، هنوز هم به شکل سنتی انجام می‌شود.
برای مدیریت طرح و ساخت در گذشته از روش‌هایی همچون EPC: Engineering / Procurement/ Construction استفاده می‌شد و در حال حاضر سایر روشهای EPC/Turnkey و مدیریت طرح MC: Managing Contractor کاربرد بیشتری پیدا کرده اند.
• خدمات مدیریت اجرای طرح
مدیریت اجرای طرح به منظور تكميل مرحله ساخت، بهره‌برداري و سپس نگهداري صحيح از واحدهاي پروژه به صورت زیر می باشد:
• برآورد و كنترل هزينه
• تهيه اسناد و مدارك
• خدمات دوره بهره برداري
• كنترل كيفيت و تضمين كيفيت
• بازرسي ميداني، تست و راه اندازي
• خدمات مديريت، مشاوره و هماهنگي
• تعيين رویه ها و روش های اجرايي پروژه
• هماهنگي برای نظارت بر ساخت و عمليات اجرايي
• مساعدت در امر استخدام و آموزش پرسنل بهره برداري
• كنترل و هماهنگي در مورد حمل و نقل و تحويل مواد و تجهیزات
• كنترل پيشرفت عمليات، برنامه ريزي، تهيه برنامه‌هاي زمان بندي و اعلام گزارشات به بخش مدیریت
• وظایف کارفرما در مدیریت طرح
وظایف و مسئولیت های کارفرما در مدیریت طرح، توسط سازمان مديريت و برنامه ريزي، جهت مديريت، كنترل و هماهنگي پروژه‌ها و مراحل اجرايي طرح مشخص می شود که پس از كسب مجوز از مراجع ذيصلاح مي‌تواند برای اجرا کردن وظایف خود اقدام کند. این مسئولیت‌ها عبارتند از:
• تصويب تغيير مبلغ قرارداد
• تصويب تغيير مدت قرارداد
• تعليق، خاتمه و فسخ قرارداد
• تصويب تحويل موقت و تحويل قطعي
• تصويب صورت وضعيت قطعي و صورتحساب نهايي
• تصويب قيمت‌هاي جديد و حق‌الزحمه خدمات اضافي
• تغيير سيستم‌ها، تغيير مشخصات كلي و اجزاي اصلي كار
• تصويب گزارش‌هاي مراحل مختلف خدمات مطالعه و طراحي
• قبول تضمين‌ها و دستور تمديد، آزاد كردن، ضبط و يا واريز آنها
• انواع روش های مدیریت طرح
همانطور که گفتیم مدیریت طرح می‌تواند با دو روش MC و EPC انجام شود که در زیر به شرح هر یک می‌پردازیم:
1- مدیریت طرح با روش MC: Managing Contruction
نظام فني و اجرايي طرح‌هاي عمراني كشور در سال 1375 اقدام به تصویب اجرای طرح‌ها به صورت دو مرحله‌ای نموده است که در آن «تهيه طرح» و «اجراي طرح» صورت می‌گیرد. در این صورت در مرحله تهیه طرح، مدیریت بر وظايف قانوني غيرقابل واگذاري نظارت دارد كه كارفرما خود راساً با همکاری كاركنان، آنها را انجام مي دهد. همچنین در این مرحله، مدیریت در صورتی که اختیارات لازم را نداشته باشد، می تواند امکانات لازم و مسئولیت ها را بر عهده پیمانکار قرار دهد.
در مرحله دوم که همان اجرای طرح است، مديريت از جنبه‌هاي وظايف قانوني غيرقابل واگذاري، برخی از وظایف را بر عهده كاركنان خود قرار می‌دهد. همچنین مدیریت بر نحوه خدمات مديريت و كنترل كه شامل خدمات مديريت اجراي طرح، كنترل‌هاي مهندسي، كنترل پروژه است، نظارت می‌کند. به این معنا که برخی امور مدیریت اجرای طرح از قبیل كنترل‌هاي مهندسي و كنترل پروژه را مي توان در صورت نياز به پيمانكار مديريت اجراي طرح واگذار کرد.
در مدیریت طرح با روش EPC، نماینده کارفرما بر کار پیمانکار نظارت دارد. زیرا بسیاری از مسئولیت‌ها را به پیمانکار واگذار کرده است که در این صورت از روش چهار عاملی یا مربع کارفرما، مدیر طرح، مشاور، پیمانکار استفاده می‌کند. در حالی که در مدیریت طرح با روش MC، مدیریت به صورت عضوی از تیم کارفرما درآمده و براساس یک حق‌الزحمه توافق شده و به دور از تمایلات سودجویانه پیمانکاری، در زمینه ساخت، وظایف مدیریت خود را بر عهده می‌گیرد.
2- مدیریت طرح با روش EPC
در روش EPC کارفرما قراردادهای ساخت را بدون واسطه مدیریت (MC) و به طور مستقیم با پیمانکاران منعقد کند. در این صورت وظایف مدیریت به مشاوره برای انتخاب پیمانکاران و نظارت بر نحوه عملکرد آنها محدود می شود. در این روش ابتدا باید مطالعات اولیه در رابطه با پروژه انجام شود و سپس مطالعات اولیه همراه با طراحی محتوایی یا مفهوم باشد. در صورتی که این کار انجام شوند، در زمان برگزاری مناقصه، امکان ارائه قیمت وجود ندارد. همچنین باید مبانی پروژه یا طرح در مدارک مناقصه به طور کامل ثبت شوند. با استفاده از روش EPC ممکن است تنها بخش یا تمامی مراحل مختلف مهندسی پروژه انجام شود که عبارتند از:
بخش مقدماتی یا مفهومی، بخش اولیه یا بنیادی و تفصیلی یا جزییات.
از جمله مزایای مدیریت طرح با روش EPC می‌توان به آزادی عمل پیمانکاران برای انتخاب تکنیک‌های اجرایی و انتخاب تجهیزات اشاره کرد. از سوی دیگر مسئولیت‌های مدیریت به فعالیت های سایر بخش ها و برنامه زمان‌بندی وابسته نیست. همچنین سرعت عمل در پروژه‌هایی که با مدیریت طرح با روش EPC اداره می‌شوند بیشتر است که در این صورت پرداخت ها نیز باید به موقع صورت بگیرد. در این روش ریسک هر گونه عیب و نقص در محدوده کار بر عهده پیمارنکار است و مدیریت به هیچ عنوان مسئولیتی در مقابل این اشتباهات نخواهد داشت.
• مدیریت طرح در ایران
در ایران روش طراحی و ساخت (EPC) در پروژه‌های عمرانی کشور شتاب زیادی پیدا کرده است که دلیل آن را می‌توان گسترش روزافزون زمینه‌های تخصصی دانست. اما هنوز هم مشکلات زیادی در اجرای طرح‌ها در ایران وجود دارد که از جمله مهمترین آنها می‌توان به شکاف بین شرکت‌های خدمات مدیریتی و انفورماتیکی اشاره کرد که موجب شده تا کارهای گروهی به طور مطلوب به سمت جلو حرکتی نداشته باشد. از سوی دیگر برخی شرکت‌ها همچون شرکت‌های ارائه دهنده خدمات تطبیق، نصب، اجرا و پشتیبانی، شرکت‌های ارائه دهنده خدمات مربوط به جذب فناوری اطلاعات و شرکت‌های ارائه دهنده خدمات تخصصی بخش‌های مختلف سازمان به دلیل عدم همانگی و یا نوع تقسیم کار، نمی توان با سرعت بالا در کل پروژه به نتیجه مطلوب خود دست پیدا کنند.